ČAS - NÁŠ NEPRIATEĽ?

PhDr. Katarina Miklošová

 

Nedá sa celkom súhlasiť so všeobecným tvrdením, že máme máločasu.

 Vlastníme totiž všetok čas, ktorý máme k dispozícii.

Je síce pravda, že niektorí  ľudia dokážu vymedzený čas  využiť  lepšie, iní ustavične zápasia  s jeho nedostatkom.

Príčin, ktoré ovplyvňujú  problémy s časom,  môže byť skutočne  veľa:

• nejasne stanovené ciele, resp. vytýčené ciele sú nereálne,
• neujasnené priority, nedostatok rozlišovania medzi podstatným a  menej dôležitým,
• nedostatočné, nevhodné alebo žiadne  plánovanie  činností,
• chýbajúci prehľad o denných požiadavkách na denný výkon,
• neschopnosť brániť sa požiadavkám okolia,
• zlá organizácia práce, nejasné  štruktúry, neporiadok,
• neracionálne postupy a pomôcky,
• nerešpektovanie svojej dennej výkonnostnej krivky,
• rušenie pri práci, zlodeji času...

 

Existuje niekoľko postupov, ktoré nám umožnia efektívne  hospodáriť s časom:

1.) Definovanie vlastných cieľov

Ak má byť život úspešný, je nevyhnutné mať premyslený životný koncept, akúsi osobnú misiu - teda to, kam chceme ísť a  čo chceme dosiahnuť. Vzhľadom na to si stanovujeme zreteľné pracovné i osobné ciele. Je vhodné stanoviť si viacero cieľov – ciele majú rôznu dobu naplnenia – ak niektorý z nich dosiahneme, zostanú nám ešte ďalšie, ktoré nás udržujú našu v činnosti. Aby boli ciele efektívne, aby nám v živote skutočne pomáhali a motivovali nás k úlohám a výkonom,  je dôležité stanoviť si ciele tak, aby zohľadňovali päť základných charakteristík.

Dobre stanovený cieľ má byť:

• Špecifický –  mať  jasne a konkrétne definované, čo chceme dosiahnuť (napr. naučiť sa nemecky v konkrétnom rozsahu, kvalite...)
• Merateľný– môcť si overiť, či sa k cieľu skutočne približujeme (napr.  v prvom polroku výučby sme dosiahli...)
• Akceptovateľný (dosiahnuteľný) – t. j. mať cieľ definovaný tak, aby sme mohli mať vieru vo vlastné schopnosti,  možnosti a predpoklady, že cieľ dosiahneme (nemá zmysel stanoviť si cieľ tak, aby sme už dopredu vedeli, že nie je v našich silách uskutočniť ho)
• Rozumný – vo význame zmysluplný – cieľ mal by byť v súlade s naším životným smerovaním, zapadať do nášho konceptu (napr. potrebujem vedieť nemecky vo vzťahu k svojej profesii, sebarealizácii...)
• Termínovaný -  časovo ohraničený – vo vzťahu k jednotlivým etapám dosahovania cieľov i vo vzťahu k výsledným termínom (napr. naučiť sa nemecky v kvalite...v termíne troch rokov).

 2.) Stanovenie priorít

 Naše aktivity definujú dva základné faktory – súrne a dôležité.

• Súrne je to, čo žiada okamžitú pozornosť – naliehavé činnosti nás tlačia, vynucujú si, aby sme okamžite konali – často sú nepríjemné (napr. telefón), často príjemné (napr. telefón), často nie sú dôležité (napr. telefón).
• Dôležitéje to, čo súvisí oveľa viac s našimi hodnotami, výsledkami, s cieľmi. Dôležité veci, ktoré nie sú súrne (napr. čas na relaxáciu, budovanie vzťahov), vyžadujú našu vysokú proaktivitu, iniciatívu.  O dôležitých veciach zvyčajne vieme, že ich máme urobiť, ale často sa k nim nedostaneme kvôli naliehavejším problémom. Ak nemáme jasne definované, čo je pre nás dôležité, môže sa nám stať, že sa od dôležitých vecí necháme ľahko odlákať v prospech naliehavých činností,  resp. nepodstatných aktivít,  ktoré sa vyskytnú náhodne. Ocitneme sa v činnostiach, ktoré sme neplánovali alebo vôbec nehodlali v tomto čase robiť.
• Súrne i dôležité zároveň-  sú to dôležité činnosti, ktoré vyžadujú našu okamžitú pozornosť. Každý človek môže mať takéto úlohy, ale mnohí ľudia sa nechajú práve takýmito aktivitami úplne pohltiť – sú to ľudia prenasledovaní termínmi. Často sa pre nás niektoré dôležité veci stávajú súrne len preto, že sme im nevenovali pozornosť, pretože v danom čase  neboli pre nás súrne (napr. rôzne zanedbané zdravotné problémy, pracovné, osobné vzťahy, rodinné problémy). Je vecou individuálneho posúdenia, čo považujeme za súrne a  čomu prisudzujeme dôležitosť.

3.)Analýza strát času

Ak všetko z časového hľadiska neprebieha tak, ako sme si naplánovali, často to môže byť preto, že do nášho programu vstupujú rušivé faktory – zlodeji času.

To, čo nám kradne čas, čo nás vyrušuje, má rôznu príčinu (telefóny, kolegovia, návštevy, nepripravené porady, pokazená techika, nedorozumenia, zbytočná korešpondencia, termínové nátlaky  a pod.).

Najväčším zlodejom času sme zvyčajne my sami -  naše nevhodné návyky zaobchádzania s časom  (dlho  trvá, kým sa skutočne dáme do práce, odkladanie náročných úloh a vybavovanie „podružných“ úloh, zlá organizácia práce, nepremyslenosť postupov, neschopnosť povedať nie,  sebadisciplína apod.). Je dôležité odhaliť „zlodejov času“ – mimo nás i  v nás samotných a minimalizovať ich účinky. 

Ako ochrana proti zlodejom času môže slúžiť:

• stanovenie  cieľov (čo a prečo to chceme urobiť)
• definovanie priorít (čo je dôležité urobiť  a čo je dôležité urobiť teraz)
• racionalizovanie postupov, systému práce, algoritmov (ako to chceme urobiť)
• vymedzenie času  (kedy, resp, dokedy  to chceme urobiť)
• funkčná izolácia (chrániť sa pred rušením zvonka)
• potlačenie narúšania priorít (naučiť sa povedať nie).

4.) Plánovanie činností

Sú ľudia, ktorí si činnosti plánujú tak, že ich kalendár je  „nabitý do prasknutia“,
naplánovanú majú  každú minútu. Po dvoch-troch hodinách sa však dostávajú do časového sklzu.

Zo skúseností je zrejmé, že naplánovaný celkový čas sa precení –  zvyčajne predpokladáme, že urobíme viac, ako sa dá zvládnuť, ako v skutočnosti možno dosiahnuť. Navyše do nášho časového rozvrhu vstupujú rôzne rušivé vplyvy (objektívneho, ale i subjektívneho charakteru), s ktorými treba rátať. Zadelenie denného času by malo pozostávať z troch blokov:

• plánované aktivity– približne 60%
• neočakávané aktivity, neplánované činnosti – približne  20%
• spontánne, mimovoľné aktivity– približne 20%

5.) Čas pre seba 

Podstatou časového manažmentu je  vytvoriť priamu súvislosť medzi zvládaním každodenných úloh a aktivít, ako aj osobnou spokojnosťou, vlastným úspechom a napredovaním. V našom živote existuje niekoľko okruhov záujmov a osobnej realizácie, ktoré sú pre nás dôležité(ich poradie je u každého individuálne):

• rodina
• zdravie
• práca – profesia
• vzdelanie – osobný rozvoj
• financie
• záľuby, priatelia

Preto by sme mali do plánovania zaradiť také aktivity a činnosti, ktoré zohľadňujú tieto okruhy záujmov... Znamená to prevziať zodpovednosť za seba samého a dosiahnuť spokojnosť so sebou samým; predovšetkým my sami rozhodujeme o kvalite vlastného života i o tom, ako využívame osobný časový kapitál.

Rada na záver:

Čas je ako peniaze – nevynakladajte ho skôr, kým si nepremyslíte, či „tovar“ za to stojí.

____________________________

* Viac z obsahu na tému time manažment sa dozviete na našich seminároch:

http://www.progresslovakia.sk/inhouse/seminare/detail/riadenie-seba-v-case-a-zvladanie-stresu/1/16

Tešíme sa na vašu návštevu.